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2012 – 22 juin – Spectacle Solidarire

2012 – 22 juin – Spectacle Solidarire

Production du spectacle « Solidarire », avec Florent Peyre, Babass, Patrick Adler, Isabelle Parcy et Antoine Demor.

1) Qu'est ce qu'un projet ?

On appelle « projet » l’ensemble des actions à entreprendre afin de répondre à un besoin défini dans des délais fixés. Ainsi, un projet est une action temporaire avec un début et une fin, mobilisant des ressources identifiées (humaines et matérielles) durant sa réalisation. Celui-ci possède également un coût et fait donc l’objet d’une budgétisation de moyens et d’un bilan indépendant de celui de l’entreprise. On appelle «livrables» les résultats attendus du projet.

La difficulté dans la conduite du projet réside en grande partie dans la multiplicité des acteurs qu’il mobilise. En effet, contrairement aux projets personnels ou aux projets internes à faible envergure pour lesquels le besoin et la réponse à ce besoin peuvent être réalisés par la même personne ou par un nombre limité d’intervenants, dans un projet au sens professionnel du terme, l’expression du besoin et sa satisfaction sont portées par des acteurs généralement distincts.

De cette manière, il est nécessaire de s’assurer tout au long du projet que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes du «client». Par opposition au modèle commerçant traditionnel («vendeur / acheteur») où un client achète un produit déjà réalisé afin de satisfaire un besoin, le projet vise à produire une création originale répondant à un besoin spécifique qu’il convient d’exprimer de manière rigoureuse. Cette expression des besoins est d’autant plus difficile que le projet n’a généralement pas d’antériorité au sein de l’entreprise étant donné son caractère novateur. A l’inverse, il est généralement difficile de faire abstraction des solutions existantes et de se concentrer uniquement sur les besoins en termes fonctionnels.

J’ai établi un projet qui répond à tout cela en créant un spectacle d’humour.

La première étape à réaliser était de créer un rétro-planning.

Au vu de la diversité des tâches à effectuer, l’organisateur de spectacle doit planifier son travail s’il ne veut pas être submergé ni oublier aucune des obligations qui lui incombent. Pour cela, il devra établir un « rétro-planning », qui sera différent, dans la durée, le détail et les spécificités, selon le type de spectacle et son importance. Mais les bases et l’objectif restent les mêmes : avoir une vue récapitulative de toutes les actions à entreprendre pour mener à bien le projet, de sa genèse à sa réalisation, jusqu’au solde de toutes les obligations liées au spectacle.

Voici comment peuvent être séquencées les différentes tâches à réaliser.

II) Le retro-planning

Entre un an et 3 mois avant le spectacle

>Choisir le spectacle.

>Choisir le lieu où il se déroulera et la date.

>Négocier le contrat avec les artistes.

>Négocier le contrat d’achat ou de coréalisation du spectacle.

>

Réceptionner la fiche technique.

>Établir un budget prévisionnel et rechercher des financements.

>Négocier les contrats d’assurance.

2 mois avant

>Concevoir le matériel de promotion et en confier la mise en forme à un studio graphique.

>Lancer la première phase de la campagne d’information (envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux mensuels).

> Éditer les documents publicitaires (affiches, calicots, tracts…).

>Signer les contrats.

>S’assurer du respect des normes de sécurité.

>Voir un assureur pour lui présenter le projet et évaluer les garanties à prévoir.

>Réserver les chambres d’hôtel des artistes.

1 mois avant

>Editer la billetterie.

>Lancer la seconde phase de la campagne d’information (envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux hebdomadaires et webmagazines).

15 jours avant le jour J

>Relancer les journalistes pour la radio, la presse et la télévision.

>Déposer des tracts chez les commerçants et dans les lieux publics.

>Demander une autorisation préalable auprès de l’organisme de gestion de droits.

>Informer les publics par courrier et par email, envoyer les invitations, ouvrir les réservations.

>Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux télés et radios.

>Réaliser des chevalets publicitaires à installer à l’entrée de la salle où aura lieu le spectacle.

8 jours avant

> Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux quotidiens.

>Poser les affiches et les banderoles.

>Distribuer les tracts.

>Établir des contrats de travail et faire les déclarations préalables auprès des organismes sociaux.

2 jours avant

>Aménager la salle.

>Relancer les journalistes.

1 jour avant

>Préparer les loges des artistes

>Le cas échéant, réunir le personnel assigné à la billetterie, à l’accueil du public et à la sécurité pour leur donner les dernières consignes

Le jour J

>Mettre en place la buvette

>Afficher les tarifs de la billetterie

>Installer les caisses

>Faire les courses pour le buffet des artistes dans leurs loges, accueillir les artistes

>Accueillir la presse, accueillir le public

Le jour même après le spectacle

>Faire la comptabilité des caisses et déposer la recette dans un coffre ou à la banque

>Remettre les bulletins de salaires aux artistes, régler les contrats d’achat de spectacle, payer les salariés

>Ranger et nettoyer la salle

2 jours après

>Remplir les registres obligatoires, établir un compte de résultat de l’opération

10 jours après

>Si la réglementation appliquée dans le pays l’exige, remplir les bordereaux des différents organismes sociaux et payer les charges sociales correspondantes

>Déclarer le programme exact des œuvres diffusées à l’organisme de gestion des droits

>Adresser un courrier de remerciement à toutes les personnes qui ont soutenu la manifestation

1 mois après

>Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation

Remarque importante

Certains spectacles importants nécessitent la mise en place de la billetterie et d’un service de réservation plusieurs mois en amont, ce qui permet d’anticiper sur le remplissage de la salle et sur son succès économique. Dans ce cas, la date de lancement de la campagne de communication et d’information sera à avancer. Chose que j’ai faite en mettant en vente 4 mois avant le spectacle sur le réseau fnac et le réseau de la ville d’Ambérieu en Bugey.

Difficultés rencontrées et solutions :

lors de la création de ce rétro planning, il fallait bien définir les priorités. Le rétro planning est l’élément le plus important car je m’y suis référé à chaque instant du projet. Il a permis de m’organiser, de définir les objectifs à atteindre.

J’ai du apprendre à réfléchir sur la réalisation d’un projet, mentaliser les différentes étapes et les rédiger de manière précise en n’omettant aucun détail qui pouvait être préjudiciable au bon déroulement.

Pour arriver à cet objectif j’ai réfléchi par étape et décrit chaque élément avec précision de manière afin qu’une personne extérieure du projet puisse prendre l’organisation en route et comprendre où j’en étais et où on devait aller.

J’ai dû être concis dans mes informations afin que tout soit clair pour les différents intervenants au sein du projet.

III) OU REALISER LE PROJET ?

Avant de lancer ce projet qui allait demander beaucoup de travail de communication sur le terrain, j’ai voulu réfléchir à la ville qui aller recevoir mon spectacle. Plusieurs possibilités s’offraient à moi. Les villes de Lyon, de Bourg En Bresse, d’Ambérieu en Bugey.

Toutes trois offrent des avantages et des inconvénients.

La ville de Lyon est grande, elle est très peuplée (plus d’un million d’habitants), il y a beaucoup de théâtres pouvant recevoir les artistes, …

Par contre sa taille est aussi un désavantage. Pour la communication, il faut faire beaucoup plus d’affiches, de flyers, de prospection terrain. De plus la concurrence est assez rude. Sur la capitale des Gaulles, nous pouvons compter plus d’une trentaine de spectacles par semaine.

Je me suis alors tourné vers les deux autres villes, Bourg En Bresse et Ambérieu En Bugey.

Bourg En Bresse est une ville de taille moyenne. Il existe une vingtaine de salles municipales, le nombre de spectacles est limité, donc peu de concurrence.

L’inconvénient de cette ville : c’est la taille de son centre ville (il est étendu sur plusieurs kilomètres), les magasins ont tous des marques déposées ( la plupart d’entre eux ne veulent pas déposer d’affiches sur leurs vitrines). Ils ne veulent pas lier leur marque à un évènement quelconque sans partenariat. Cette ville est située à deux heures de route de Lyon, deux heures de route d’Oyonax. Nous pouvons viser seulement les locaux.

Dernier choix possible : Ambérieu En Bugey. Ambérieu est une petite ville de 15 000 habitants. Il y a très peu de spectacles. Nous sommes situés à une heure de route de Lyon, de Bourg En Bresse et deux heures de route d’Oyonax.

Il y a aussi plein de petites villes comme Lagnieu, Meximieux, Dagnieu (ce regroupement de villes comptabilise 50 000 habitants).

La communication est plus facile.

J’ai alors choisi cette ville pour sa taille, la proximité avec le public (plus facile à communiquer), et le fait que j’ai un réseau non négligeable sur cette ville.

Il me restait plus que le choix de la salle. A Ambérieu en Bugey, nous avons malheureusement guère le choix.

Il y a seulement deux salles : l’espace 01500 et la maison du peuple. L’espace 01500 dispose de 900 places, la maison du peuple seulement 200.

Le choix s’est tourné naturellement vers l’espace 01500. Si nous voulions que le projet soit rentable, il nous fallait une salle à forte capacité.

Difficultés rencontrées et solutions :

Lorsque j’ai voulu faire mon évènement sur Ambérieu en Bugey, une mauvaise surprise est arrivée. La production de Kev Adam’s a annoncé une date dans la ville. Nos deux dates sont très proches ; il y a seulement 15 jours d’écart. De plus le spectacle aura lieu dans la même salle.

En effet Kev’s Adam est un humoriste qui a le même « parcours » que Florent Peyre et Babass.

Je serai alors en concurrence directe avec un professionnel du spectacle.

La seule différence c’est que nous n’avons pas la même cible. Kev Adam’s attire un public adolescent (lycéen et collégien).

Un autre obstacle se met sur ma route : le coût et les conditions de location de la salle.

L’Espace 01500 coûte 2000 euros et souhaite obtenir l’argent dès la signature du contrat.

Nous n’avons pas cette somme sur le compte.

Pour remédier à cela j’ai fait un partenariat avec le musée du cheminot :

IV) QUESTION AU PUBLIC

Au préalable pour qu’un projet de ce type soit un succès il faut connaître son public pour mener des actions adaptées.

J’ai alors mené mon enquête avec une étude de marché classique.

Catégories de publics : âge, socioprofessionnelles, sociales…

Comportements des publics : enquêtes auprès des associations et de la municipalité pour connaitre les habitudes des Ambarrois.

Quelles sont les moyens de communication spécifiques qui doivent être mis en place ? Quels sont les centres d’intérêt de la population locale ?

Politique de distribution mise en place (lieux où le service est rendu)

Politique tarifaire (quel prix appliquer ?)

Comment saisir les attentes du public et ses motivations ?

Quel type d’humour plait ou ne plait pas ? Quelles sont les habitudes de la population ? Pour avoir ces réponses, je me suis procuré l’historique des évènements culturels de la ville d’Ambérieu en Bugey.

Ouvrages et revues sur les publics de la culture

J’ai réalisé des entretiens avec le ou les publics visés (à propos des thèmes que l’on pense aborder).

Je me suis référé aux expériences auprès de structures semblables (association qui organise ce genre d’évènement, de la municipalité et des professionnels du spectacle).

Problème rencontrés et solutions :

Je n’ai jamais réalisé d’étude de marché, j’étais seul pour la réaliser.

J’ai pris comme base un questionnaire qu’avait réalisé un ami spécialisé dans la communication de concert. Je l’ai adapté à la population d’Ambérieu En Bugey et au style du spectacle. J’ai fait imprimer 500 exemplaires ( 3 % de la population a été sondée).

Pour que mon sondage soit valable j’ai choisi deux endroits fréquentés par deux générations différentes : au marché et au lycée de la ville. En effet ces deux endroits permettent de toucher deux générations (les actifs / retraités et les jeunes).

Lorsque les 500 questionnaires ont été remplis j’ai pu connaitre une partie de la sensibilité du public d’Ambérieu en Bugey et commencer à réfléchir pour ma programmation.

V) LE BUDGET

Il vient traduire de manière financière le projet artistique, mettre des chiffres sur des mots. Il va regrouper l’ensemble des informations nécessaires à la mise en pratique du projet. Toutes les informations à tous les stades des projets, avant et pendant.

Il a été établi par mes soins.

Tout cela se prépare le plus en amont possible. Il est affiné au fur et à mesure que le projet avance.

Dans un budget, le total des dépenses doit forcément être égal au total des recettes. C’est cet équilibre qui va permettre d’évaluer la faisabilité du projet, et éventuellement de revoir à la baisse les exigences artistiques si les dépenses sont supérieures.

Un budget équilibré et sérieux est un gage de garantie auprès des partenaires. Quand on demande une aide, cela permet de comprendre à quoi cette aide va servir.

Sur les grosses productions : on commence à travailler dessus deux ans en amont.

Normalement on ne démarre pas un projet tant qu’on n’a pas trouvé l’argent.

Possibilités :

– démarrer en utilisant les recettes d’un précédent spectacle

– faire un prêt.

Le poste le plus important concerne les salaires de l’ensemble de l’équipe ( bien distinguer le salaire net / le salaire brut / le salaire avec charges patronales comprises).

Dans un budget, on parle en brut et on rajoute une colonne charges sociales.

Nous devons toujours vérifier que l’on parle bien de la même somme (brut ou net).

Les différentes sources de financement possibles pour le projet sont:

– les subventions : DRAC, Région, Ville, départements, sociétés de droit (Adami, Spedidam, Sacem, Sacd)

– le mécénat

– les fonds propres

En général on doit être en capacité d’apporter un tiers du financement pour que les demandes de subventions soient recevables.

Dans un budget, on fait la version idéale (mais ne pas mentir).

Marge d’erreur de 5 à 10% sur le réalisé.

Charges sociales artistes : 0,47%

Charges sociales techniciens : 0,57%

Voyage : en train, si plus de 5 heures : première classe. Ici nous avions seulement 2 heures de train. Les artistes ont voyagé en seconde classe. (Coût total 350 euros)

Repas plus hébergement : 93 euros par jour

1) Gestion financière :

Quand le budget prévisionnel a été établi je suis allé à la recherche d’autres moyens de financements.

a) Subventions :

De la part de l’Etat : aucune aide de leur part

Des collectivités : par l’intermédiaire du musée du cheminot nous avons la location De la salle gratuite (prix de la salle : 2000 euros).

b) Mécénat privé

Tout d’abord, j’ai choisi mes partenaires en fonction du festival projeté. Il est important de cibler.

Chaque interlocuteur a ses motivations propres mais l’examen attentif des deux paramètres que sont nos besoins et les caractéristiques de l’interlocuteur nous permettra de faire des propositions recevables pour chacun d’eux. Avant de les contacter je dois connaitre les actions de l’entreprise afin de ne pas me tromper de cible.

Les grandes entreprises cherchent en général à toucher le plus de monde possible.

Les collectivités territoriales sont également susceptibles de soutenir un projet de festival culturel.

2) Pour défendre le projet :

J’ai dû faire une présentation claire, précise et technique (présenter le contexte, le public, les moyens humains, matériels et financiers, la communication… ).

Pour faciliter le contact auprès de mon interlocuteur j’ai créé une lettre d’accompagnement avec en pied de page mes coordonnées.(détails anodins mais importants qui peuvent jouer en notre faveur).

a) Etapes de préparation d’un budget prévisionnel

– Décider

– Collecter l’information

– Calculer

– Présenter

Un budget donne énormément d’informations sur le projet. Il ne faut pas le diffuser n’importe comment, aussi bien en externe qu’en interne.

J’ai réalisé un compte d’exploitation : J’ai classé les dépenses et recettes dans un ordre précis.

Ensuite j’ai fait un fond de roulement . On se doit d’avoir des fonds d’avance permettant de faire face aux différentes dépenses en attendant les rentrées de fonds. Il peut être constitué par les bénéfices des années précédentes s’il y en a, des subventions spécifiques (aides au démarrage), prêts bancaires (une fois qu’on a un contrat avec des collectivités publiques).

J’ai suivi des procédures bien spécifiques, pour les appliquer je devais connaitre :

– les dates de rendus de dossiers,

– le délais des commissions,

– les services à contacter,

– les dates de retour de l’administration.

Pour chaque procédure je devais fixer l’objet de l’aide à apporter : l’aide au démarrage, l’aide au fonctionnement, l’aide à l’équipement…

Il faut surtout fixer dès le début de la procédure le montant que nous souhaitons demander. Pour cela il faut poser les bonnes questions, se renseigner.

S’il s’agit d’un projet qu’on a déjà présenté, on peut demander une petite augmentation par rapport à l’année précédente.

Pour être pris au sérieux on peut accompagner notre dossier de devis (technique, sécurité, salle, communication), et surtout bien connaître les prix du marché.

Pour le salaire, nous pouvons nous référer aux conventions collectives pour les dépenses de personnel (ou demander les salaires pratiqués dans la profession). Pour le calcul des charges sociales je me suis aidé du site de l’URSAFF et pour les droits d’auteur, je me suis renseigné auprès de la SACEM.

Pour les entretiens : il faut bien penser à prendre toutes les fiches descriptives du budget (pour pouvoir expliquer comment on a calculé tel ou tel chiffre), classé selon l’ordre comptable (charges d’exploitation et produits d’exploitation).

Il est intéressant de bien détailler les recettes : public, subventions et mécénat, dons…

Le compte de la classe 8 est très important : nous retrouvons toutes les contributions volontaires : mise à disposition à titre gratuit de locaux, matériel, personnel… Il faut les valoriser dans les budgets. Notamment dans le cas de participations de la commune, il faut estimer les montants comme s’il s’agissait de prestations réelles. Certaines structures n’acceptent de financer un projet que si les communes proposent déjà une aide.

si on fait appel au bénévolat on doit valoriser d’après le montant du Smic.

– Calculer

– Il est important de relancer deux à trois semaines après l’envoi du dossier et prendre un rendez-vous.

b) La négociation

J’ai négocié avec les financeurs, avec les fournisseurs, avec les clients…

Nous sommes dans la situation classique d’une démarche projet.

Il faut définir des objets de négociation :

– le contexte

– les enjeux

– qui a les pouvoirs ?

– qui sont négociateurs ?

– quelles stratégies en négociation ?

– quel déroulement ?

– les objets de négociation : ce sont les points sur lesquels on veut aboutir à un accord (montant du budget, date de réalisation de l’action, durée, lieu, publics concernés, personnes concernées par l’action…)

Contexte :

à dossier

à date

à lieu

à histoire

Enjeux :

à Enjeux à long terme

à Enjeux à court terme

à Peuvent concerner les structures mais aussi les personnes

Pouvoir : faire l’inventaire de ses forces

à Dossier

à Aspect juridique

à Appui d’ordre politique

à Par l’intervention d’un tiers

Négociateurs :

à la région, le département, la mairie.

Déroulement :

– Présentation (de soi, de la structure, du projet) 5 à 7 minutes. Préparé à l’avance, pas d’improvisation

– Questions / Réponses

– Concessions

– Accord

L’évaluation :

Il a été intéressant de faire une expertise des valeurs de mes prestations réalisées en adéquation avec les objectifs affichés.

J ‘ai porté un jugement sur le niveau d’exécution d’un programme par rapport au processus que l’on avait défini au départ.

Méthodologie de l’évaluation :

– S’interroger d’abord pour savoir si la structure est prête pour l’évaluation

Les enjeux

– Qui prend la décision ?

– Notion d’objectifs : une performance, conditions, niveau de performance exigé, qualité requise…

Principaux points à évaluer :

– Si les objectifs sont bons

– Effectivité : descriptif de ce que s’est passé effectivement le plus objectivement possible

– Identifier l’impact de son action / quels points positifs

– Etendre cette action ?

VI) NÉGOCIATION AUPRÈS DES ARTISTES

Lorsque le rétro planning, le ciblage et le budget prévisionnel ont été réalisés, j’ai dû faire la programmation. J’ai dû me concentrer sur le style et le temps de balance de chaque artiste (le temps de balance est la période avant le spectacle où les artistes prennent du temps pour les essais son et lumière).

J’ai fait appel en première partie à mon carnet d’adresse. Ma vie associative m’a permis d’acquérir beaucoup de contacts.

J’ai d’abord appelé un ami : Patrick Adler. Patrick Adler a été découvert par Michel Drucker en 1989. il a été chroniqueur pour Laurent Ruquier de 1993 à 1996. Ensuite il a fait une tournée nationale avec Hélène Ségara dans tous les Zenith de France et l’Olympia.

La négociation a été brève mais intéressante. Il a accepté tout de suite de venir jouer bénévolement pour notre association. Il m’a surtout donné des conseils intéressants pour la suite du projet.

Je lui ai demandé s’il connaissait d’autres artistes prêts à l’accompagner. Il a pensé de suite à Isabelle Parcy. Il m’a suffi d’un coup de téléphone pour la convaincre de venir jouer bénévolement.

Isabelle Parcy a fait la première partie d’Elie Kakou et fera plusieurs fois le tour de France pour différents spectacles. Elle fait aussi des apparitons au cinéma.

Le plus dur était encore à faire, je devais trouver une tête d’affiche ou trouver 2 artistes de bonne réputation.

Babass

Florent Peyre

J’ai fait alors un phoning. J’ai contacté les productions locales et nationales.

Suite à ce phoning deux producteurs m’ont répondu favorablement : un de Lyon et un autre de Paris.

J’ai eu la proposition de programmation suivante : Babass et Florent Peyre. Deux jeunes humoristes montant de la « bande à Ruquier ». Ils étaient à la recherche de dates donc j’ai pu négocier leur rémunération.

Nous avons eu la prestation de Florent Peyre pour un dixième de son cachet habituel. Pour Babass, j’ai négocié ses frais de déplacements plus un vingtième de ses demandes habituelles.

Suite à cela nous avions une affiche complète. Il manquait juste la jeune recrue.

La production de Babass m’a proposé un jeune humoriste montant. Nous avons accepté sa présence sur le plateau pour une modique somme de 200 euros. Pour ces trois artistes un contrat a dû être signé.

1) Les différents contrats

Un contrat est un accord de volontés qui doit contenir un objet précis.

CC Article 1101 : Le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personne(s) s’oblige envers une ou plusieurs autre(s) à donner, faire ou ne pas faire quelque chose.

Il peut avoir plusieurs formes et peut être simplement verbal (contrat consensuel).

Rédiger un contrat peut s’avérer essentiel à la bonne exécution de cet accord de volontés. Même si la loi dit que la preuve de l’existence d’un contrat peut être valable : lettres, courriers électroniques, affiches, tracts, documents qui attestent de la vente de billets…

Validité du contrat :

– la capacité des personnes à contracter

– le consentement des parties

– l’existence d’un objet déterminé et licite

– une cause licite

Pour une personne mineure : le contrat doit être signé par ses responsables légaux.

Personne morale : vérifier que la personne qui signe est bien habilitée à signer (notamment dans les collectivités territoriales).

Chaque partie doit contracter librement et en pleine connaissance de cause. Leur consentement ne doit pas avoir été donné par erreur.

Doivent figurer dans le contrat l’objet et la cause. L’objet du contrat détermine ce pourquoi les parties s’engagent et pourquoi elles s’engagent. De la description de l’objet découlent les obligations réciproques des parties. Il faut donc décrire très précisément pour qu’il n’y ait pas de divergence d’interprétation entre les parties. Pour certains contrats (cession, réalisation) le prix doit être obligatoirement déterminé dans le contrat. Un contrat rédigé fait force de droit.

Article CC 1134 : Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites. Elles ne peuvent être révoquées que de leur consentement mutuel ou pour les causes que la loi autorise. Elles doivent être exécutées de bonne foi.

Il n’existe que deux situations qui peuvent permettre de rompre un contrat :

– le consentement mutuel des parties

– les cas de force majeure

Mentions que l’on retrouve toujours :

– les coordonnées des parties et le nom et qualité des signataires

– si on contracte à l’international on doit spécifier quelle sera la langue commune à tous les contractants

– toujours parapher toutes les pages avant de signer la dernière (pour éviter rajout de pages)

– lieu, date de conclusion du contrat et nombre d’exemplaires

– signature + « lu et approuvé »

Il existe plusieurs types de contrat.

a) Le contrat de session de droit d’exploitation d’un spectacle :

Le principal contrat est le contrat de session de droit d’exploitation d’un spectacle. Le contrat de vente est conclu entre un producteur et un organisateur de spectacles au terme duquel le producteur s’engage à donner dans un lieu dont dispose l’organisateur un certain nombre de représentations moyennant une somme forfaitaire. Le producteur fournit le spectacle clés en main à un organisateur qui lui dispose d’un lieu en ordre de marche. L’organisateur est responsable du lieu, de la billetterie, de l’accueil du public et de la promotion du spectacle. Le producteur fournit le spectacle et le plateau artistique. La relation avec les artistes est contractualisée par le producteur qui prend donc à sa charge de déclarer et rémunérer les artistes et techniciens qui composent le plateau. Dans un contrat de session le producteur perçoit une rémunération forfaitaire en contrepartie de la vente. Contrat de vente classique.

b) Le contrat de coréalisation :

Ce sont les même modalités que le contrat de session, mais le mode de règlement du prix de vente du spectacle est différent. La rémunération est proportionnelle aux recettes. Cela peut être assorti ou non d’un minimum garanti.

Le Festival d’Avignon : presque tous les spectacles accueillis fonctionnent en coréalisation avec les lieux. Le minimum garanti peut l’être pour l’artiste mais aussi pour le lieu.

c) Le contrat de coproduction :

Le contrat de coproduction permet de regrouper des moyens financiers pour parvenir à financer le montage d’un spectacle et le lancement de son exploitation. Le coproducteur prend un risque artistique, il s’engage, donne sa confiance. Le choix se fait avant tout sur un objet artistique et ensuite ont lieu les discussions budgétaires et formelles. Le contrat de coproduction est juridiquement analysé comme une société en participation. C’est à dire un contrat par lequel plusieurs personnes conviennent de partager les bénéfices et les pertes résultant d’opérations accomplies par l’un d’eux en son nom personnel mais pour le compte de tous.

Concours des artistes :

important de lister les noms des artistes (dans le cas d’un éventuel changement, s’il y a un artiste à la notoriété importante).

Lieux des représentations :

bien faire attention que le spectacle ait la capacité de jouer dans ce lieu (dimensions du décor par exemple) : si erreur, les modifications sont à la charge du producteur du spectacle (et non pas du lieu d’accueil). L’article 4 dans le contrat est important car il fixe le prix de vente des places.

Il peut servir dans les cas suivants :

– dans la phase des négociations contractuelles, le prix de vente des places peut servir à négocier le cachet. La jauge de la salle et le prix d’entrée pratiqué, donne une idée de l’économie de la salle.

– pour la perception des droits d’auteur. Il est toujours à la charge du lieu d’accueil. Il se calcule sur le nombre de places vendues et sur le prix. En théâtre, le droit SACD : il est fixé entre 12 et 13% de la billetterie. La perception des droits d’auteurs est calculée sur le chiffre le plus avantageux pour l’auteur : billetterie ou prix de vente du spectacle.

– Même s’il y a aucune personne dans la salle nous devons payer la SACD.

– + taxe parafiscale (3,5%) qui n’a pas été comptée pour ce projet car nous sommes une fondation sans licence.

Tout ce qui a rapport à l’argent doit être mentionné à la fois en chiffres et en lettres majuscules.

TVA : 5,5%

Si le spectacle a été joué plus de 141 fois : 19,6%

2) La rémunération de l’artiste

Théâtre, danse, opéra :

– la scène

– salariés par une compagnie

– droits d’auteur : la personne qui a écrit la pièce

Code de la propriété intellectuelle :

A l’exclusion de l’artiste de complément, l’artiste interprète ou exécutant est la personne qui représente, chante, récite, déclame, joue ou exécute de toute autre manière une œuvre littéraire ou artistique, un numéro de variété, de cirque ou de marionnette.

Code du travail :

Sont considérés comme artistes du spectacle : l’artiste lyrique, l’artiste dramatique, l’artiste chorégraphique, l’artiste de variété, le musicien, le chansonnier, l’artiste de complément, le chef d’orchestre, l’arrangeur orchestrateur, le metteur en scène pour l’exécution matérielle de sa conception artistique.

1) La rémunération de la scène :

L’artiste se trouve dans la notion de salarié. Que ça soit pour un artiste ou un salarié la déclaration est la même, y compris pour une journée de travail.

On doit faire une déclaration préalable à l’embauche.

Le contrat de travail doit être signé avant que l’artiste monte sur scène

Le numéro d’objet ( identification en chiffre d’un spectacle.) doit figurer sur tous les contrats de travail (aussi bien musique que théâtre).Cela permet de suivre toutes les déclarations. S’il n’y a pas ce numéros l’employeur risque une amende (démarche très simple à effectuer au ASSEDIC)

Dans l’ordre chronologique :

– Effectuer les fiches de paie

– Payer les charges patronales

– Payer cotisations salariales

a) Les éléments obligatoires dans le contrat de travail :

– la date d’échéance du terme

– la désignation du poste de travail de l’emploi occupé (Cf convention collective SYNDEAC)

– toujours citer l’intitulé de la convention collective applicable

– toujours mentionner le montrant de la rémunération, ainsi que celui des primes

– le nom et adresse de la caisse de retraite complémentaire et des organismes de prévoyance

b) L’AEM :

Il faut ajouter l’Attestation d’Employeur Mensuel (tout employeur est tenu de déclarer chaque mois à l’ASSEDIC les périodes d’activité de ses intermittents et les rémunérations qui leur ont été versées). sert à la fois à l’employé (justificatif d’activité) et à l’employeur (pour que soit déterminé son versement mensuel de cotisations sociales). Les attestations sont à faire à trois exemplaires : salarié, employeur, ASSEDIC.

Pour l’intermittent : il doit y avoir le numéro de congés spectacle (pour payer les congés payés, on doit rajouter environ 10% des cachets). L’intermittent déclare la période où il souhaite bénéficier de ces congés.

Minimum 507h travaillées par an pour avoir les droits des intermittents.

Faire signer contrat au moins 48h avant.

Droit d’auteur :

Droit moral et droits patrimoniaux

Droit moral :

intérêt non pécuniaire que possède l’auteur sur son œuvre.

Droits patrimoniaux : permettent une rémunération pour les créateurs. Il n’y a pas de démarche particulière pour les auteurs, si ce n’est de s’être inscrit auprès d’une société de droit d’auteur.

SACEM : tous les 6 mois,

SACD : tous les ans à l’auteur perçoit automatiquement ses droits.

Droit moral :

il se compose du droit de divulgation (c’est l’auteur qui décide le moment et les conditions dans lesquels son œuvre sera mise à la disposition du public pour la première fois), du droit à la paternité (le nom et les qualités de l’auteur seront mentionnées à chaque publication), du droit au respect de l’œuvre (interdit toute modification qui peut l’altérer) et droit de repentir (l’auteur peut faire cesser toute exploitation de son œuvre ou de ses droits qu’il a cédés).

Droits patrimoniaux :

Ils permettent à l‘auteur de retirer une rémunération de l’exploitation de son œuvre à des conditions convenues. On y regroupe le droit de reproduction et le droit de représentation.

Difficultés rencontrées et solutions :

Le principal problème était de montrer mon sérieux auprès des producteurs. Chose peu aisée, Zebu n’est pas connu et je n’étais pas connu dans le milieu du spectacle.

Pour prouver mon sérieux, j’ai mis en avant mon expérience d’organisateur de spectacle ( une trentaine de concert à mon actif) et un évènement de quatre jours organisé avec conférence, reconstitution historique, etc.

Lorsque la première barrière a été levée j’ai pu continuer mes négociations. J’ai dû apprendre à être ferme et à savoir montrer ce que je voulais, ne pas me soumettre à la volonté du producteur ou du manageur. le rôle de ces deux personnes est de vendre le plus cher possible la prestation de leur artiste.

J’ai du leur expliquer que j’avais déjà réalisé un dossier de subvention et que malheureusement je ne pouvais pas dépasser un certain montant.

Je leur ai promis en retour la moitié du versement à la signature du contrat et le fait qu’il sera en tête d’affiche pour ce festival.

VII) LA COMMUNICATION

Quelles informations données ?

Au préalable il a fallu déterminer le message que je voulais faire passer, à qui et avec quels moyens. J’ai donc commencé à chercher un graphiste professionnel. Avec cette personne nous avons réfléchi au visuel. Il fallait quelque chose de simple, qui attire l’œil et ouvre la curiosité. Il nous fallait aussi un visuel qui pouvait convenir à tout type de médias.

Le visuel a été centré sur les artistes. Pour 60 % du public, le coté humanitaire est secondaire. Il cherche en premier à se divertir.

L’affiche met en avant les différents visages des comédiens avec leur nom. Etant donné que trois d’entre eux passent souvent à la télévision et ont souvent leurs photos dans des journaux spécialisés, il était important que les spectateurs mettent un visage sur un nom (qui pour la plupart du temps évoque plus facilement la personnalité en question).

La deuxième information à indiquer est le coté humanitaire. Nous devons communiquer sur le fait que ce projet n’est pas uniquement réaliser pour divertir mais pour aussi aider autrui. D’où le prix un peu plus élevé qu’un spectacle classique de one man show.

2) Comment communiquer ?

La communication pour vendre un produit ou ici un spectacle est un élément dont on doit tenir compte.

Nous avons fait une communication avec différents média : (pour chacun d’entre eux j’ai rédigé un dossier de presse spécifique : cf annexe.)

a) La télévision :

Il y a eu une annonce passée à l’émission On ne demande qu’à en rire présenté par Laurent Ruquier sur France 2. Interview à TLM avec présence d’un artiste.

b) La radio :

Une annonce a été diffusée à Lyon, Bourg en Bresse, Oyonnax en partenariat avec Chérie Fm, Fc Radio, Rire et Chanson, Europe 1 (annonce faite par Willy Rovelly, Michel Drucker dans « faites entrer l’inviter » et par Laurent Ruquier dans son émission « on va s’ gêner »)….

En total 16 radios ont soutenu la cause.

c) La presse :

La totalité de la presse locale a relaté l’évènement dans leurs lignes (le Progrès, la Voix de l’Ain, le Journal du Bugey.)

d) Sur la toile nous avons :

Fait passer l’information sur les différents réseaux sociaux. (5 000 invitations)

Signer un partenariat avec clubdeal (30 000 personnes inscrits sur la newsletter)

Informer tous les sites culturels régionaux.

Sur les sites des artistes comme ici sur la page web de Florent Peyre :

Le réseau : fnac, tickenet, réseau des théâtres lyonnais, utilisation des réseaux d’entreprises partenaires, BDe humanitaire,….

e) L’affichage :

1000 affiches et 80 000 flyers ont été distribués. Trois banderoles ont été réalisées et ont été suspendues dans 3 endroits stratégiques. (centre ville d’Ambérieu en Bugey, sur la départementale en direction de Bourg En Bresse, et la dernière sur la route de Lagnieu en direction de la zone industrielle pays de l’Ain)

Difficultés rencontrées et solutions :

La communication évènementielle est un domaine où j’ai quelques connaissances apprises sur le terrain. J’ai toujours eu un sens relationnel important et je trouve les bons arguments pour donner l’envie au public de venir à mes évènements.

Mon principal soucis n’est pas la communication au sens propre mais mon impatience : je suis une personne qui souhaite trouver des solutions immédiatement. Jusqu’à avoir un accord avec les journalistes, je les relance plusieurs fois par semaine. Pour ce projet, j’ai eu plusieurs difficultés. Pour certains d’entre eux j’étais trop présent, à trop vouloir de choses, trop pressé et un peu trop exigeant.

J’ai appris à être plus patient et à laisser les choses se faire. J’ai surtout appris à lire entre les lignes, détecter les personnes qui me disent que les choses se feront alors que rien ne sera fait.

VIII) RESPONSABILITÉS

Lorsqu’on est organisateur d’un évènement ouvert au public on a des responsabilités.

Notre travail consiste à assurer la sécurité des spectateurs et à offrir une belle prestation son et lumière.

1) La sécurité :

– Mettre en place le coin fumeur et un barriérage pour canaliser l’entrée.

– Des palpations sont effectuées pour éviter de laisser entrer des objets litigeurs dans la salle (bombe de laque, couteau, bouteille d’eau avec bouchon, bouteille en verre).

– Veiller à ce que l’interdiction de fumer soit bien respectée et qu’aucune personne ne se promène avec une bouteille en verre.

– Veiller à ce qu’aucune personne ne soit agressive.

–Evacuer les clients si un danger se produisait (feu, personne blessé, etc.)

Pour cela nous avons fait une étude de marché.

J’ai contacté plusieurs entreprises spécialisées dans ce domaine. Lorsqu’une entreprise répondait favorablement aux attentes citées au-dessus, je leur faisais une demande de devis.

Plusieurs entreprises sont sorties du lot, malgré le fait que plusieurs me proposaient un prix assez faible j’ai en choisi une qui avait meilleure réputation. Je ne souhaitais pas prendre de risques en cas de problèmes dans la salle.

2) La technique :

L’aspect technique est un élément important à prendre compte pour le bon déroulement du spectacle. Si vous avez une mauvaise technique, les artistes ne pourront pas faire les effets souhaités.

Pour cela ils envoient en même temps que leur contrat signé une fiche technique.

La fiche technique DOIT toujours être envoyée AVEC le contrat.

Sur cette fiche nous retrouvons tous les éléments utiles pour la réalisation des effets lumières et sons.

Informations obligatoires :

– durée du spectacle (pas plus de 5 min de marge)

– nombre de personnes en tournée, différencier techniciens et artistes

– dimensions d’accès du décor

– nombres de services nécessaires pour le montage, le démontage décor (théâtre) (bien mentionner quand on arrive, préciser le planning des services et détailler les postes) / temps installation et balances

– quelle taille de plateau minimum

– hauteur sous le grill, ouverture plateau, pente du plateau (théâtre)

– tous les contacts

– matériel demandé au lieu (pressing)

– matériel apporté par la compagnie, le groupe

– toujours terminer par : cette fiche technique peut être modifiée en fonction du lieu d’accueil.

Cette fiche décompose le matériel nécessaire, avec les angles d’inclinaison lumières, le nombre de retour son, etc.

J’ai fait appel à une entreprise spécialisé dans le domaine. J’ai fait la même démarche de prospection que pour la sécurité de la salle.

Nous nous sommes rapprochés d’une entreprise privée qui nous a fait la prestation. Elle nous a aussi loué le matériel utile pour le spectacle.

Sur ce point de l’organisation j’ai fait confiance à ces experts mais j’ai compris par une expérience passée que le contrôle était important.

Ce point de contrôle a permis de gagner du temps.

Lorsque les balances ont commencé, Isabelle Parcy n’avait plus qu’à faire les essais sons et lumières concernant les parties de son sketch.

Pour les balances nous faisons toujours les passages en sens inverse de la programmation. (ordre de passage balances : Florent Peyre, Babass, Antoine Demor, Isabelle Parcy ; ordre de passage pour le spectacle : Isabelle Parcy, Antoine Demor, Babass, Florent Peyre. Patrick Adler fait le changement de plateau)

Difficultés rencontrées et solutions :

Isabelle Parcy et Florent Peyre ont été les deux artistes les plus demandeurs pour la technique. Suite à un accident de la route de Florent Peyre, nous avons fait passer Isabelle Parcy en première position. Nous avons perdu du temps aux balances. J’ai pris la décision de faire feu plein (toute lumière allumée sans effet de la part de la technique) pour les artistes suivants : Babass, Patrick Adler, Antoine Demor afin de récupérer le retard causé par cet incident. J’ai su prendre une décision rapide et ferme.