Association Jamais concerts humanitaires

Concert humanitaire

2011 – Concert pour la Banque Alimentaire (Grenoble)

Compte rendu d’évènement, de Kevin MADEGARD.

Un sacré test pour l’association

Dans l’optique de tester le dispositif d’aide au projet de l’association, j’ai décidé de nous lancer un défi de taille…

Si je prévois un évènement là – maintenant -, qu’est-ce que l’association peut faire pour moi sachant que :

Nous n’avons pas de ressource car notre compte est vide.

Nous n’avons même pas un an d’existence.

Nous ne sommes pas assuré.

Nous avons une limite de temps très courte : Un mois et demi.

Alors… D’après vous, quel a été le résultat ? Je vous laisse le découvrir à travers cet article.

Mes motivations de départ.

Inspiré par les actions que Florian Beaufils menaient depuis un certain nombre d’années déjà, j’ai décidé de suivre le chemin du concert et de l’évènementiel pour soutenir une cause :

Celui d’une association caritative.

Les associations partenaires choisies

Étant une association de la loi 1901, lorsqu’on organise un évènement, les recettes doivent être égales aux ressources engagées dans le projet… c’est donc une aubaine, dans le sens où si nous arrivons à obtenir de la valeur ajoutée grâce à l’évènement organisé, nous pouvons assurer à la fois notre survie et participer au maintien de la santé d’une autre association. En ce qui me concerne, ma réflexion quant au choix des associations partenaires n’a pas été très long, car à mon sens il y a deux priorités dans la vie : se nourrir le corps et se nourrir l’esprit. Puis, étant donné que mon objectif cette année était d’organiser deux évènements pour J.A.M.A.I.S., il me fallait donc deux partenaires et j’ai choisi :

La banque alimentaire de l'isère

L'association Petits Princes

Plan, Do, Check, Act * … Ou l’inverse ?

La première chose à faire avant de se lancer tête baissée dans un projet, c’est de réfléchir, planifier, prévoir… Vous pensez vraiment que c’est ce que j’ai fait ? Sachant pertinemment que nous n’avons pas de fonds, je ne suis pas parti sur le principe que je devais quelque chose à l’association, où que je devais surveiller quelque compte que ce soit à part le mien. L’association n’avait donc rien à perdre, même dans le pire des cas, car il n’aurait s’agit que d’une annulation. Soyons clair : il s’agissait ni plus ni moins d’une opération à gros risque.

Où allons-nous prévoir l’évènement, et surtout… avec qui ?

Quand on est Grenoblois depuis un certain temps, on finit par voir les mêmes têtes tout au long de la journée (Sisi ! Grenoble est une cuvette), puis on finit par retenir des noms, des visages, des personnes qui peuvent amener à réaliser des trucs sympa. La preuve !

J’avais en tête trois personnes à contacter : un illustrateur pour gérer l’élaboration de la communication et deux musiciens pour représenter deux styles différents de musique.

L’illustrateur et le graphiste :

Particulièrement doué, le dessin a été réalisé en très peu de temps par Cyril V., puis repris par Sylvain, le bassiste d’un des groupes, pour cleaner, coloriser et ordonner l’affiche et le flyer.

Les musiciens :

Julien est le chanteur du groupe StealNox (Rock) et Meph, le chanteur du groupe Zealot (Metal). Après leur avoir parlé du projet, ils se sont avérés être intéressés et ont signé leur contrat (au sens propre et figuré) pour participer à l’évènement bénévolement. Quant à IronBlast, je les ai connus suite à une invitation par mon ami Florian (pas notre président, un autre!) à un concert se déroulant au Dock – Une petite salle bar/concert. Je les ai vus jouer et ai été tout de suite attiré par la puissance dégagée issue de leur charisme musical et animal, représentant également un autre style que les deux précédents (Death metal). Trois groupes, trois styles différents… le quatrième devra donc suivre la tendance :

J’invite la musique classique !

Hélas, le quatrième groupe a été le plus difficile à gérer en termes d’organisation. Effectivement, jusqu’au dernier moment, le groupe qui était élu pour jouer et les 2 autres en attente derrière étaient hésitant. Les uns étaient en période d’examen, les autres étaient à Lyon et ne voulaient pas se déplacer juste pour jouer le peu de morceaux qu’ils connaissaient, d’autres encore ne pouvaient être complet suite à des soucis familiaux… Bref, la partie classique à donc été condamnée, ce qui a engendré un problème majeur sur le flyer.

Eh oui ! Le dessin du petit musicos classique sur la gauche, à la base, était censé représenter l’esprit classique !

voir l'affiche format pdf

Mais heureusement, Pink it Black est sorti du brouillard d’où il se cachait et est venu nous prêter main forte. Le dessin du violoniste, à partir de ce moment, fut donc condamné à représenter le style fanfare… Effectivement pour un premier avril, on ne pouvait rêver d’une meilleure farce en termes de communication !

Notre équipe étant au complet, reste la salle à trouver : ce fut EVE. Grosse salle, position stratégique, l’aspect multistyle était une expérimentation prometteuse pour peu qu’on fasse une bonne promotion. Promotion suivie par notre président. Maintenant que l’association avait les billes, elle pouvait rentrer dans la partie.

La communication

La communication prend énormément de temps, et les différentes formes qu’elle peut prendre sont nombreuses :

Elle est écrite, visuelle, elle est à la radio, sur internet, à la télé, dehors sur les affichages libres… et contacter les bonnes personnes est un art développé par notre président, qui s’occupa donc vaillamment de cette partie, également grâce à ses relations passées. La communication étant la clef de la réussite d’un évènement de ce type, c’est dans ces instants qu’on se rend compte du rôle que tient l’association et la mixité des compétences qui font sa force, mais ce n’est pas tout…

Une assurance… hein ?! Mais pour quoi faire ?

L’assurance à l’année pour une association n’est pas un droit, c’est un devoir représentant sa responsabilité civile en cas de sinistre sur les personnes ou sur le matériel. Elle s’obtient en trois mois…et je n’en savais rien.

Mais rappelez-vous, n’avait-on pas dit qu’on n’avait qu’un mois et demi pour s’organiser ? C’est fichu non ? Effectivement, à la base, tout était perdu d’avance. Mais l’équipe à triomphé de l’obstacle, manquant d’offrir à notre assureur un terrible infarctus à force de faire sonner son téléphone (^^,). L’assurance fut obtenue trois jours avant l’évènement.

Le budget

Quand on organise un évènement, l’argent est forcément de la partie. Calculer le tout permet de savoir s’il est effectivement réalisable. Ici, il fallait regarder combien de places étaient nécessaires pour rembourser l’argent investi. Il fallait 200 places à 5 euros. Les coûts peuvent être amortis de différentes façons. L’une d’elle consiste à rechercher des partenaires financiers, que notre association possède désormais dans ses contacts.

Budget prévisionnel

Sécurité : 220 euros.

Technicien : 275 euros

Location du matériel : 150 euros

Repas : 150 euros

Frais impression publicitaire : 100.

Total : 900 euros

Les conseils de l’association

J’avais beau être parti tête baissée, l’association à relevé le défi que je lui ai donné et a tenu bon, jusqu’à la fin. Elle m’a accompagné tout du long, m’a assisté dans la conception des dossiers financiers, de communication, d’assurance… et m’a également fait part de toutes ses recommandations via son expérience et la richesse des métiers des bénévoles qui la composent, qui m’a permis en tant que débutant, d’arriver à effectuer une bonne soirée.

Les personnes dont on s’entoure…

L’association à fait en sorte que tout soit réalisable, mais je tiens à dire que ce qui a fait que cet évènement s’est bien déroulé sur place, ce sont les bénévoles et les artistes qui m’ont entouré et en qui j’ai pu avoir confiance tout du long. Au total, 10 bénévoles, 1 photographe, 30 musiciens étaient là pour que tout se passe bien.

Bilan

150 entrées. Une caisse d’une vingtaine de boites de conserves pour la banque alimentaire a été récoltée. Ces 50 places seront rentabilisées lors du prochain évènement, qui nécessite bien moins de dépenses que le premier.